Вид некоммерческого письма, в котором можно выразить благодарность за выполнение какого-либо поручения, просьбы или за сотрудничество называется письмом-благодарностью. Составляется такое письмо обычно в произвольной форме, четких требований или строгих форм по его написанию нет. Как правило, чаще всего благодарственное письмо пишут на фирменном бланке компании. Такое письмо может быть как инициативным, так и ответным на письмо-поздравление или приглашение. Как правило, объемом стандартного письма-благодарности является одна страница, что даст возможность поместить его в рамочке на стене.
Кроме выражения признания благодарственные письма несут так же имиджевую направленность, можно с уверенностью сказать, что это их основная функция. Несколько благодарственных писем за хорошо проделанную работу или оказанные услуги от именитых компаний способны создать должную репутацию любой фирме. Благодарственное письмо подписывает только руководитель, без регистрации в единственном экземпляре оно передается компании-адресату.
Адресатом благодарственного письма, обычно является директор или руководитель предприятия, которое нужно поблагодарить. Указывается это в шапке письма, заголовком обычно становиться тема письма и совмещается с обращением. Тему лучше выделить более крупным шрифтом, чем основной текст. Сразу под темой пишется обращение, дальше идет текст. Следует помнить, что он должен быть не слишком длинным, чтоб письмо поместилось на одну страницу, но и не слишком коротким, чтобы не было пустых белых пятен на листе. Обязательно следует написать несколько положительных слов о совместном сотрудничестве. В заключение следует написать пожелания партнерам или выразить надежду о дальнейшем сотрудничестве.