Как эффективно управлять документами компании?

ÐаÑÑинки по запÑоÑÑ Ðак ÑÑÑекÑивно ÑпÑавлÑÑÑ Ð´Ð¾ÐºÑменÑами компании?

Почему компании должны использовать программное обеспечение для управления документами?  Какие именно выгоды получают компании - что это означает?

Большинство компаний обрабатывают большое количество документов.Каждый такой документ должен быть надлежащим образом описан, квалифицирован и сохранен.Чтобы улучшить документооборот в компании, лучше всего использовать специальные ИТ-системы.Ранее такие системы составляли отдельный модуль, а теперь система управления документами, уже является частью более обширных систем, например, системы управления взаимоотношениями с клиентами или системы планирования ресурсов предприятия.

Методы управления документами

В компании существует несколько типов документооборота, которые могут поддерживаться ИТ-системами.Традиционно, когда сотрудники используют бумажные документы, место их хранения заносится в базу данных, а сам документ идентифицируется путем наклеивания штрих-кода. Это обращение документов в рамках IT-программы и сканирование документов, полученных традиционно.

Однако чаще всего компании выбирают смешанное решение, в котором имеются как бумажные документы, так и их электронные копии.В настоящее время компании все больше переходят на системы DMS и отказываются от традиционного управления документами.

Компьютерная система управления документами компании

Как мы писали ранее, такая система может быть отдельным модулем или частью более обширной программы для управления ресурсами всей компании.

Основные функции системы DMS - предоставление доступа к выбранным документам компании для определенных лиц или организаций.Он также предоставляет возможность собирать, и вносить изменения.Документы могут быть изменены - редактированы, копированы или удалены.Кроме того, программное обеспечение позволяет классифицировать и распределять документы в отдельных каталогах или маркировать их тегами.

Документ может иметь назначенный путь, что означает, что он будет назначен конкретному проекту и сотруднику в определенном порядке, при этом каждое изменение в документе сохраняется.

Самым большим преимуществом системы DMS является эффективная организация документооборота в компании, их анализ, поиск и хранение.В отличие от традиционных документов (бумажных), для хранения электронных не нужен отдельный склад или архивное помещение, так же отсутствует риск того, что документ исчезнет. На сайте компании M.E.Doc https://elbuh.com.ua. можно подробней узнать об электронных документах и их пользе для компаний.