Успех ведения любого бизнеса зависит от внешних и внутренних факторов. Большое значение для продвижения товаров, услуг, оказывает применение эффективных PR-технологий. Наиболее результативным способом по поддержанию имиджа компании и приобретению ее репутации, является проведение конференций, презентаций, форумов, семинаров.

Чтобы мероприятие прошло на высшем уровне, необходимо тщательно к нему подготовиться. Лучше доверить организацию профессионалам, которые продумают каждый этап, уделив внимание даже мелочам.

 

Тематика конференции

Перед тем заказать аренду зала для конференции в Киеве, необходимо выбрать подходящую идею. Тема должна быть многогранной, затрагивать интересы всех участников. Это позволит объединить доклады выступающих, чтобы присутствующие понимали суть мероприятия.

Определив желаемую идею, создается название, которое будет понятно всем. Только грамотно подобранная тема будет способствовать полной посещаемости.

Следующим шагом станет разработка плана действий. Учитывается, сколько дней будет проходить мероприятие. Обязательно нужно подумать об организации качественного питания и паузах между докладами. В программу могут входить полезные культурные мероприятия.

Каждый доклад должен выстраиваться в специальном порядке, чтобы были переходы от одной к другой. Кроме этого, следует определить временные границы для выступлений и оставить определенный интервал на ответы, если возникают вопросы у слушателей.

Количество посетителей

В зависимости выбранной тематики и основной идеи мероприятия, определяется состав всех участников предстоящей конференции. Для этого составляется список, включающий тех, кто собирается выступать, также слушателей и гостей. Лучше, когда организационными моментами занимается менеджер, он и отвечает за своевременную рассылку приглашений.

В качестве выступающих могут быть специалисты, полностью разбирающиеся в конкретной тематике. Пригласить можно всех желающих или только определенный круг. Здесь стоит основываться на целях проводимого события. Также важно понимать, что для любой темы имеется своя целевая аудитория, проявляющая повышенный интерес к мероприятию. Это учитывается при формировании перечня и подаче рекламных объявлений в СМИ и интернет ресурсы.

 

Внимание уделяется посадочным местам, соответственно и выбор помещения будет зависеть от этого параметра. Также желательно предусмотреть запасные кресла. При планировании небольшого события, подойдет пространство, вместимостью до ста человек.

Особенности оформления зала

В первую очередь необходимо удобно рассадить слушателей, им должно быть видно все и слышно. Ведь обычно событие сопровождается демонстрацией презентации или видео контентом. Обязательно оснащение столов, включающее раздаточный материал, наглядные пособия, различные справочники, бумага для записей, карандаши и ручки. Кроме этого, помещение хорошо проветривается.

Основные моменты, которые стоит учитывать:

●       размер стола выбирается так, чтобы человек, сидящий за ним, свободно мог отодвигать кресло, беспрепятственно вставать;

●       избавление от лишних мебельных предметов. В зале могут быть трибуны, шкафы, полки, подчеркивающие статусность компании. Единственное, она не должна полностью занимать свободное пространство. Присутствующие должны свободно передвигаться. От отвлекающих элементов лучше сразу избавиться;

●       если штат большой, нужно рассадить сотрудников так, чтобы оставалось еще свободное пространство.

Собираясь проводить мастер-классы, стоит подумать о том, чтобы подобрать стол поменьше. При этом, чтобы можно было установить большой экран, технику, дать возможность двигаться руководителю проекта.

Не стоит забывать о сочетании мебели. Предметы интерьера должны гармонировать между собой. Ведь даже незначительные детали останутся в памяти у многих, что может повлиять на репутацию фирмы. Также может сложиться мнение, что у владельца компании недостаточно средств, чтобы оснастить комнату хорошей мебелью. Поэтому все должно сочетаться.

Встреча и досуг участников

Приглашенным, по прибытию, необходимо обязательно пройти регистрацию. Для каждого гостя подготовлено определенное место, поэтому следует указать, куда ему пройти. Если прибывают загородные посетители, организовывается трансфер к пункту проведения.

Часто бывает, что конференция длится целый день или несколько. Обязательно устраиваются перерывы, во время которых принято угощать обедом или ланчем. Все зависит от времени проведения мероприятия. Кроме этого, организовывают интересную культурную программу.

 

Техническая часть

Помещение обустраивают необходимыми средствами, предназначенными для воспроизведения, передачи материала. Оборудование стоит подбирать, исходя из потребностей. Как правило, стандартным набором может быть:

●       оснащение видеоконференцсвязью. Устройства обеспечивают комфортное общение в аудиовизуальном восприятии между собеседниками в режиме онлайн. Все это способствует налаживанию коммуникативных связей между бизнес-партнерами. Такая связь обусловлена расстоянием, на котором находятся люди. Разнообразие модификаций позволяет выбрать приборы с несколькими функциями;

●       экраны. Благодаря данным атрибутам техники лучше доносится материал до присутствующих. В качестве источника может использоваться ноутбук или компьютер. Пользуются популярностью плазменные мониторы;

●       система коммутации. Сюда входит комплект качественной акустики, в которой предусмотрены различные опции.

Современные технологии способны значительно облегчить процесс.

Даже по завершению события, работа организаторов не прекращается. Внимание уделяется информационной поддержке, публикуются статьи, делается фото отчет. Зачастую проводятся опросы участников, чтобы понимать полезность проведенной конференции. От того, насколько соблюдены и выполнены намеченные планы, будет зависеть успех мероприятия.