В современном обществе осуществление электронного документооборота является довольно важным и распространенным этапом деятельности любой организации, ведь любые действия компании находят отражение в документах, будь то управление, финансы или производство. При этом поддержание надлежащего порядка в документообороте является одной из главных обязанностей фирмы. В связи с этим, в ситуации масштабного роста предприятия и увеличения численности его сотрудников, вопросы эффективности организации системы электронного документооборота для управления организацией является наиболее актуальными.
Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. За последние годы данное определение не менялось. При этом мы считаем, что в него следует добавить указание на то, что документооборот - это сложная отрасль управленческой деятельности, которая включает учет и контроль результатов деятельности, она представлена в информационных технологиях, обеспечивающая компетентное функционирование персонала и подразделений организаций.
Итоговой целью управления документами является создание условий, которые смогут обеспечить эффективную обработку документированной информации в определенные организацией сроки и с наименьшими материальными затратами. Часто только оптимизация электронного документооборота позволяет существенно улучшить качество процессов происходящих в определенной организации.
Особенностью электронного документооборота является то, что в нем используются официальные, т.е. полностью оформленные, записанные в определенной форме, документы. Организация функционирования электронного документооборота на предприятии и управление документооборотом — это сложная и важная отрасль управленческой деятельности. Но, для того, чтобы документооборот был эффективным, нужно соблюдать все правила при проведении данных действия. Мы согласны с тем, что документооборот должен строиться на следующих принципах: оперативность, оправданность, единообразность процесса обработки документов, а также, на наш взгляд, нельзя обойтись без обязательного принципа - правдивость, который не всегда осуществляется в данной деятельности. Но его наличие необходимо для лучшей работы организации, тогда не будут возникать никакие вопросы и недопонимания.
Для эффективной организации электронного документооборота существуют решения на основе его автоматизации. В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом (например, 1С:ЭДО на базе платформы 1С:Предприятие СЭД «Дело», EMC Documentum, DocsVision, СЭД «Логика бизнеса», СЭД «КРОК инкорпорейтед», СЭД «ИнтерТраст» и т.д.). Все они созданы для упрощения операций электронного документооборота. В одних организациях «движение документов» выполняется вручную, в других - с помощью средств механизации, у третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Считается, что использование автоматизированных программ при организации электронного документооборота является одним из основных критериев повышения его эффективности. Но полностью рассчитывать на электронный документооборот не стоит, т.к. техника может выйти из строя, данные могут потеряться, в таком случае, ценная информация будет утеряна. Одной из основных систем автоматизации электронного документооборота применяемой в настоящее время на российском рынке является система корпоративного электронного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД).
Документы представляют собой информационную основу деятельности организации. Согласно статистике, документы заключают в себе около 80% всей информации, обращающейся в организации. Таким образом, электронный документооборот 1С:ЭДО упорядочивает обмен этой информацией между отдельными работниками и различными подразделениями. Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, а значит можно и осуществлять регулирование данной деятельности. В связи с этим в организациях создаются графики электронного документооборота, которые позволяют упорядочить движение документов.
Информация, зафиксированная в документах, должна давать полное представление о конкретной организации, так как эти сведения являются отражением деятельности предприятия в целом. Значимую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. Если документ изначально будет неправдивым или неисправленным в установленные сроки, то возможны нарушения при формировании новых документов компании. Согласно статистике, в организации на составление документа и на осуществление операций с ним уходит в среднем до 60% рабочего времени сотрудников предприятия, что обуславливает особую значимость документов в деятельность компании.
Особое значение имеют документы, касающиеся личного состава. Они отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой стаж, необходимый для отчисления в пенсионный фонд денежных средств, для получения в будущем пенсии. Но, зачастую роль этих документов недооценивается руководителями коммерческих предприятий. Результат этого - кадровая документация ведется либо плохо, либо не ведется вообще. Итогом такой работы может являться то, что человек при выходе на пенсию, проработавший добросовестно и качественно получает лишь прожиточный минимум, хотя достоин большего.
Ходит мнение, что не существует единого подхода по вопросам осуществления электронного документооборота. При этом установлено, что организация электронного документооборота не должна противоречить законодательству. Вопросы регулирования и организации в области делопроизводства считаем необходимым возложить на единый государственный орган, который бы осуществлял контроль в данной сфере. Главное, пройдя все этапы электронного документооборота, информация была доступной, понятной, имеющей однозначное толкование и сохраняла достоверные факты. Именно тогда документооборот будет эффективен. Если же процесс движения документов нарушается, то могут возникнуть следующие проблемы:
- руководство не сможет увидеть целостной картины происходящего в организации;
- структурные подразделения, не имея информации и представления о деятельности друг друга, перестанут осуществлять свою деятельность слаженно, в результате может снизиться производительность труда;
- при нерациональной организации электронного документооборота может возникнуть недостаток ресурсов, необходимых для эффективной работы организации;
- снижается качество формируемой отчетности предприятия, что скажется на его инвестиционной привлекательности и на качестве принятия своевременных управленческих решений.
Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот играет одну из наиболее важных ролей в деятельности и управлении организацией, ведь залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. Можно предположить, что в последующие годы документооборот продолжит развиваться. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. Документы должны сохранять свою первоначальную структуру, процесс изменений, вносимых в документ должен происходить оперативно, чтобы сократить возможность появления ошибок.
