Автоматизація роботи з кредитною заборгованістю — є процес використання облікового програмного забезпечення для:

  • ефективного управління фінансовими активами;
  • обробки даних про заборгованість;
  • взаємодії з кредиторами.

Автоматизація контролю заборгованості постачальникам дозволяє:

  1. Значно збільшити ефективність роботи.
  2. Зменшити навантаження на персонал.
  3. Мінімізувати ймовірність помилок.

 

Для автоматизації обліку підприємства можуть, на розсуд керівника, обирати системи і платформи, які будуть задовольняти вимогам компанії. Перш за все, при виборі програми звертають увагу на її надійність, вартість та наявність потрібного функціоналу.

Вимоги до можливостей облікових платформ

У різних підприємств, в залежності від специфіки їх роботи, вимоги до системи обліку можуть суттєво відрізнятися. Що стосується контролю заборгованості постачальників, то представникам малого та середнього бізнесу слід звернути увагу на здатність програми виконувати декілька основних функцій.

Можливість обліковувати заборгованість в різних валютах

Співпраця з закордонними постачальниками зараз вельми поширене явище, яке не обійшло, у тому числі, малий та середній бізнес. Тому для об'єктивного контролю фінансового стану підприємства слід мати можливість в режимі реального часу бачити заборгованість перед контрагентами в валюті з прив'язкою до актуального на даний момент курсу гривні. Завдяки такій можливості представлені системою обліку фінансові результати будуть відповідати дійсності.

Налаштування строків відтермінування платежу по кожному постачальнику

Оптимізувати процеси управління за допомогою облікових програм допоможе також алгоритм налаштування термінів виплат по зобов'язанням кожному постачальнику. Завдяки такій можливості можна ефективно контролювати фінансові відносини з контрагентами.

Деталізація кредиторської заборгованості одному й тому постачальнику за різними контрактами

Практика співпраці з одним і тим контрагентом за різними контрактами досить поширена. Особливо це характерно для малого бізнесу в роздрібній торгівлі. Спрощені облікові програми у цьому випадку підсумовують заборгованості постачальнику по різним контрактам без їх деталізації. Але важливо бачити повну картину з відокремленими заборгованостями по кожному договору та крайніми термінами їх погашення.

Наявність платіжного календарю

Платіжний календар є простим та зручним інструментом, який використовується обліковими працівниками мабуть що на протязі століть. Це документ в якому зібрана інформація про всі виплати, які необхідно провести у майбутньому з деталізацію по:

  • датам;
  • сумам;
  • кредиторам.

 

Автоматичне формування платіжного календарю на підставі внесених в систему даних значно спростить вирішення цього завдання. Крім того, наявність та точність цього документу допоможе:

  1. Оптимально планувати витрати.
  2. Своєчасно виконувати фінансові зобов'язання.

 

Можливість аналізу товарно фінансових відносин з постачальником

Умови співпраці з постачальниками закріплені договором. Але кон'юнктура ринку має тенденцію до змін, які під час обумовлені неочікуваними факторами. Тому, об'єктивний аналіз, виконаний автоматизованою системою, може стати вагомим аргументом перегляду умов співпраці в перемовинах з постачальником.

Резюме

Ціль впровадження автоматизованого обліку заборгованості перед постачальниками — не просто оптимізувати управління. Це інструментарій, який дозволяє зберегти позитивні та продуктивні відносини з партнерами, сприяючи формування позитивного іміджу компанії на ринку.

Звичайно, для цього слід вибрати надійну програму з достатнім функціоналом, привабливою вартістю та перспективами розвитку. Наразі в Україні це цілком можливо.