Выбор подходящего отеля для предстоящего конференц-мероприятия - это один из способов получить максимальную пользу от участников. В идеале в выбранном отеле будет достаточно места для встреч, занятий и лекций, а также достаточно большая площадь для выставок различных типов. Убедившись, что места достаточно для размещения как организаторов мероприятия, так и участников, гостиница Киев рада встретить своих гостей.
Несколько советов, которые помогут с выбором гостиницы для проведения конференции.
Организатору необходимо определить ожидаемую посещаемость конференции. В этом помогут данные прошлых конференций, чтобы сопоставить среднее количество посетителей. Это даст некоторое представление об общем количестве номеров, которые отель должен иметь для проведения мероприятия.
Рассмотривают количество места, необходимого для экспонатов конференции. Подумайте о количестве продавцов или других организаций, которые могут быть приглашены на выставку, и обратите внимание на отели, которые предлагают достаточно большую площадь для этой части мероприятия. Пространство может быть в форме 1 или более конференц-залов, которые обеспечивают легкий доступ к каждой из выставочных стендов. Также узнайте о наличии питания и беспроводных подключений для каждого из экспонатов и дисплеев.
Не лишним будет узнать о количестве и размере доступных конференц-залов. Многие конференции требуют нескольких конференц-залов, которые обеспечивают пространство для небольших групп и больших групповых собраний в течение конференции. Убедитесь, что каждое пространство имеет доступ к аудиовизуальному оборудованию для использования в презентациях.
С администраторами гостиницы обсуждают возможные варианты организации питания и планирования меню, а также коктейлей и закусок для перерывов между лекциями. В идеале выбранный отель может подготовить меню, достаточно разнообразное, чтобы удовлетворить разнообразные диетические требования посетителей.
Проконсультируйтесь с персоналом отеля о возможности получения и хранения оборудования в ожидании посетителей, а также о том, какую помощь отель может оказать в доставке оборудования и экспонатов после завершения мероприятия.
Обсудите льготные тарифы на все услуги, необходимые для конференции, включая ценовые скидки на номера и использование любых удобств на территории.
