Согласитесь, результативность конференции во многом зависит от того, насколько хорошо она организована. И чтобы все прошло «на ура», нужно помнить о некоторых простых правилах, на которых и строится всё мероприятие.

Какую конференцию вы организовываете?

Конференции можно поделить на несколько групп: масштабные или маленькие, закрытые или без ограничений, обучающие, деловые, международные и т.д. Поэтому первым делом нужно определиться, какой же вообще будет ваша конференция. Это поможет со всеми последующими шагами при организации мероприятия.

Тема конференции

О чем ваша конференция? Какая тема объединит все доклады и всех спикеров? Это поможет вам разработать скелет мероприятия, вокруг которого будет формироваться и все остальное – спонсоры, участники, программа и т.д.

Бюджет

О бюджете стоит подумать перед тем, как преступить к непосредственной организации конференции. Это поможет избежать лишних трат и правильно рассчитать средства на каждом этапе организации.

Сформируйте план конференции

Ваша конференция может быть однодневной или многодневной. Соответственно, программа в первом и втором случае будет отличаться.

Что нужно учесть в плане конференции?

  • Регистрацию участников;
  • Последовательность выступлений и их продолжительность;
  • Регламент мероприятия;
  • Кофе-брейки и т.д.

Место проведения

Аренда конференц-зала в Киеве – одно из самых ответственных пунктов при подготовке конференции. Обращайте внимание на месторасположение зала, его площадь, наличие достаточного количества мебели, технического оснащения – проекторов, экранов, микрофонов и т.д. Локация должна быть логично поделена на несколько зон – входная зона, где будет проходить регистрация гостей, непосредственно конференц-зал, лаундж-зона, где участники могут пообщаться, познакомиться друг с другом и обменяться визитками. Преимуществом будет наличие кофе-зоны, где можно организовать кофе-брейк. Если вы хотите узнать больше информации об идеальном зале для конференций, переходите на страницу www.ubi-hall.com.ua/halls/business/ и получите ответы на все свои вопросы.

Кейтеринг

Не забывайте о выездном обслуживании. Участники конференции должны иметь возможность отвлечься, выпить кофе и перекусить. Если мероприятие занимает целый день, стоит организовать не только обычный кофе-брейк, но и подготовить полноценный фуршетный стол.

Совет: не пытайтесь организовать питание самостоятельно, в этом случае лучше обратиться к профессионалам, которые знают, как обслуживать гостей мероприятия. Почитать о специфике кейтеринга можно по ссылке www.ubi-hall.com.ua/uslugi/organizacija-kejteringa/ .

Оформление помещения

Наличие корпоративных цветов и символики на конференции будет отличным рекламным инструментом. Не пренебрегайте им. Также можете подготовить одну-две фотозоны, на фоне которых участники смогут сделать несколько фотографий на память. Конечно, фотозона также может содержать ваш логотип. Это позволит продвигать вашу компанию уже после проведения мероприятия.