Электронные накладные? Да, такая форма документа - это будущее. Что это такое, чем характеризуются электронные накладные и стоит ли инвестировать в изменение способа документирования операций?

Электронные накладные – определение

Под электронной накладной понимается накладная, полученная в любом электронном формате. Поэтому определяет накладную в электронном виде и отличает ее от бумажного вида, является ее электронный формат.

3 условия, которые должны выполнять электронные накладные

Этим трем условиям должны соответствовать правильно выставленные электронные накладные:

- подлинность происхождения

- целостность содержания

- читаемость.

Под подлинностью понимается, что счет-фактура не оставляет сомнения в том, кто является ее эмитентом. Целостность - это обеспечение документу такую форму, которая не позволит на изменение его данных, а читаемость означает ясное представление всей информации.

Выставление электронных накладных

Накладная от E-COM остается накладной, независимо от того, выставляется она в электронном виде или традиционном. В связи с этим в накладной по электронной почте должны найти такие же данные, как на стандартном документе, в частности:

  • номер накладной,
  • дата выставления накладной и дата продажи,
  • дата оказания услуги/поставки товара,
  • данные продавца и покупателя,
  • название товара или услуги,
  • мера и количество проданных товаров или объем выполненных услуг,
  • цена за единицу без налога,
  • стоимость доставленных товаров/оказанных услуг без налога,
  • ставка НДС,
  • сумма чистых продаж с разбивкой на продажу, обеспеченных различными ставками налога и продажи освобожденной от налога,
  • сумма налога,
  • сумма для оплаты.

Согласие на получение электронной накладной

Предприниматель, который хочет отправить e-накладную, должен получить согласие от клиента на получение документа в такой форме. Но не важно, что согласие будет передано устно, письменно или в электронном виде. Предприниматель должен иметь уверенность в том, что отправленное им электронная накладная будет получена, принята в такой форме и обеспеченная.

Преимущества электронных накладных:

- экономия времени – благодаря удобной программы для выставления счетов, оформление документов и предоставление его заказчику занимает всего минуту,

- экономия труда – фактуры не нужно заполнять вручную или отправлять по почте,

- бесперебойную работу – счет-фактура попадает сразу к клиенту, благодаря чему может быть быстрее оплачена,

- защита окружающей среды – не печатаем лишних документов, так как все делается в электронном виде.