Организация семинара – дело достаточно хлопотное. Приходится решать множество организационных вопросов, начиная с подготовки раздаточного материала для участников и заканчивая выбором места проведения. Последний момент чаще всего требует наиболее пристального внимания оргкомитета. Если раздаточный материал можно распечатать на обычном принтере, а затем разложить по заранее подготовленным папкам, то помещение должно удовлетворять определенным требованиям. Во-первых, его площадь и оформление должно быть подходящим для мероприятия подобного уровня. Во-вторых, количество посадочных мест должно согласовываться с количеством участников. Также стоит учесть, что место проведение семинара способно продемонстрировать уровень мероприятия.

Выбираем помещение

Не каждое предприятие располагает помещением, удовлетворяющим вышеописанным требованиям. Именно поэтому многие решают арендовать конференц-зал у других компаний, выбрав подходящий по вместительности и оформлению вариант. В этом случае придется заранее определиться с количеством участников, требованиям к его оснащению зала.

Необходимо учитывать, что количество гостей может оказаться несколько больше, чем запланировано, так как зачастую отдельные компании, которым будет интересно посещением семинара, узнают о нем в последний момент. Именно поэтому при выборе стоит отдать предпочтение помещению, рассчитанному на большее количество, чем списочное количество участников. Это позволит избежать неловкой ситуации, когда зал не сможет вместить всех желающих. Как итог, кому-то придется выслушивать докладчиков, стоя у стены.

Стоимость аренды

Размер арендной платы будет зависеть не только от площади, вместимости конкретного помещения, но и от его оснащенности. Иногда специфика проводимой встречи требует наличия специального презентационного оборудования, которое может предоставляться как бесплатно, так и за символическую плату. Если планируется запись проводимого мероприятия, стоит проконтролировать качество записываемого видео и аудиозаписи.

Чтобы оценить свои затраты на аренду помещения определенной площади и вместительности можно воспользоваться онлайн-калькулятором. На http://www.volnahotel.ru/ приведена информация о конференц-залах различной вместимости, а также представлена возможность для расчета предварительной сметы. Это идеальное решение для тех, кто хочет минимизировать затраты организацию мероприятия, но при этом не хочет экономить на качестве обслуживания участников семинара.